Häufig gestellte Fragen zur Vorsteuer

Nein, es kommt darauf an, ob die Rechnung von einem umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer ausgestellt wurde und ob sie den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entspricht. Rechnungen von Privatpersonen oder bestimmte Ausgaben wie Repräsentationen berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Wichtig ist auch, dass Sie die Rechnung original oder als beglaubigte Kopie aufbewahren – Fotos allein reichen nicht aus.

Bei regelmäßigen Voranmeldungen und Steuererklärungen dauert es normalerweise 4 bis 8 Wochen. Wenn das Finanzamt Rückfragen hat oder eine Betriebsprüfung durchführt, kann es sich aber auch auf mehrere Monate erstrecken. Für Unternehmer mit Monatsmeldungen ist die Auszahlung oft schneller als bei vierteljährlichen Voranmeldungen.

Die Rechnung braucht den Namen und die Anschrift des Anbieters, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, den Rechnungsbetrag und die aufgeschlüsselte Umsatzsteuer. Ohne diese Angaben können Sie die Vorsteuer nicht abziehen. Bei ausländischen Rechnungen ist auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erforderlich.

Bei Autos ist es kompliziert – der Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn das Fahrzeug ausschließlich oder fast ausschließlich für Geschäftszwecke genutzt wird. Für Benzin gelten ähnliche Regeln. Taxis, Lieferwagen und reine Geschäftsfahrzeuge sind okay, aber Firmenfahrzeuge für Privatfahrten sind problematisch. Im Zweifelsfall sollte man das mit dem Finanzamt klären.

Das Finanzamt kann den Abzug nachträglich streichen und Nachzahlungen plus Strafzinsen fordern. Bei fahrlässigen Fehlern können auch Bußgelder verhängt werden. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Rechnungen gründlich prüfen und dokumentieren, warum Sie Vorsteuer geltend machen. Wenn Sie unsicher sind, lieber rechtzeitig eine Beratung in Anspruch nehmen.

Ja, Freiberufler können genauso Vorsteuer abziehen wie Gewerbetreibende – aber nur, wenn sie umsatzsteuerpflichtig sind. Wer unter die Kleinunternehmerregelung fällt (unter 22.000 Euro Jahresumsatz), kann keine Vorsteuer geltend machen und zahlt dafür auch keine Umsatzsteuer. Manche Freiberufler können sich trotzdem für die Regelbesteuerung entscheiden, um von Vorsteuerabzügen zu profitieren.